Переезд в новый офис практически всегда является сложным и комплексным проектом, который в большей или меньшей степени затрагивает интересы каждого сотрудника компании. Недаром известная русская поговорка гласит: «Один переезд равен двум пожарам». В то же время переезд, как и любое серьезное изменение, создает не только новые риски и трудности, но и новые возможности. Руководство может использовать его для создания конкурентных преимуществ, снятия имеющихся ограничений, внедрения новых технологий, снижения существующих рисков.

Первое, с чем придется столкнуться руководству компании, - это проблема выбора нового офиса. Естественно, что критерии выбора в значительной степени зависят от цели переезда. Например, в одном случае целью менеджмента может быть объединение нескольких существующих офисов организации и возможность создания дополнительных рабочих мест под будущий рост, в другом - значительное сокращение затрат на аренду путем уменьшения размера офиса и переноса его в менее дорогой район города.

Помимо цены за 1 кв. м арендуемой площади можно назвать еще несколько критериев, на которые стоит обратить внимание при выборе оптимального варианта. Для самого здания это: качество выполненных строительных работ, состояние инженерных систем, планировка помещений, подведенная электрическая мощность, наличие телекоммуникаций или возможность их беспрепятственного подведения, качество работы службы эксплуатации здания, наличие других арендаторов. С точки зрения месторасположения здания: близость к крупным автомагистралям, степень развития инфраструктуры района (наличие кафе и ресторанов, банков, магазинов и т. д.). Конечно, для строящегося здания некоторые из приведенных выше критериев можно оценить только экспертно, что создает дополнительные риски, однако у компании появляется больше возможностей договориться с владельцем здания о внесении изменений в инженерные системы и планировку помещений.

Если выбором нового офиса занимается не только топ-менеджмент, но и ключевые сотрудники корпоративных служб, то это позволяет выявить потенциальные проблемы еще до заключения сделки с владельцем и усиливает позицию компании на переговорах. Еще одним положительным фактором является возможность выбора из нескольких альтернативных предложений.

Подготовка нового офиса

После выбора месторасположения офиса, согласования и оформления контракта с владельцем здания наступает очередь подготовки планов помещений. На этом этапе важно подумать обо всех помещениях, которые потребуются компании в новом офисе не только сразу после переезда, но и в течение всего предполагаемого срока использования офиса. Если позволяют финансовые возможности и площадь здания, то помимо традиционных «рабочих» помещений в новом офисе могут появиться корпоративная столовая, зоны отдыха, тренинг-центр и т. д. Это сделает компанию более привлекательным местом для работы. Поскольку каждое из подобных помещений, как правило, требует внесения изменений в работу инженерных систем здания, важно знать о них на начальном этапе проекта.

Составление и утверждение планов расположения рабочих мест в новом офисе на практике оказывается не самой простой задачей - такие решения затрагивают каждого сотрудника, требования со стороны руководителей подразделений могут изменяться по несколько раз, а количество сотрудников не является константой. Для преодоления этих сложностей хорошо зарекомендовал себя метод, когда помимо базового плана расстановки мебели в новом офисе создается также мебельный план, предусматривающий максимально возможную плотность расположения рабочих мест сотрудников. Разумеется, и в максимальный план желательно внести разумные ограничения (например, в отдельные кабинеты дополнительные столы устанавливаться не могут). Если в дальнейшем проектирование инженерных и компьютерных систем выполняется с учетом максимального плана, то это поможет при увеличении численности сотрудников компании, организации внутренних переездов в рамках нового здания. Ведь спроектированные системы будут позволять изменения офисного пространства без существенных затрат.

Утвержденные планы помещений и расстановки мебели являются исходными данными для разработки технического задания на создание структурированной кабельной сети (СКС), аудио- и видеосистем, электрики, системы контроля доступа и видеонаблюдения. Важным фактором успеха является «заморозка» планов этажей с утвержденной расстановкой мебели. Иначе слишком велик риск расхождений проектов IT-инфраструктуры с мебельными планами, а это в дальнейшем приведет к проблемам с подключением рабочих мест к более дорогостоящим и неудобным для сотрудников работам по прокладке коммуникаций в уже введенном в эксплуатацию офисе.

С точки зрения информационных технологий переезд в новый офис создает возможности для пересмотра имеющейся IT-инфраструктуры, внедрения новых технологий и сервисов, преодоления существующих ограничений и снижения рисков. Технологии и изменения для внедрения в новом офисе лучше выбирать в самом начале проектирования. В частности, эффективными могут оказаться переход на IP-телефонию, развертывание стационарных систем видеоконференций и внутреннего телевидения, систем автоматизации бизнеса (менеджеры задач, клиентов, сделок) и т. д.

Нередко планирование IT-инфраструктуры и инженерных систем нового офиса целиком поручается собственным специалистам. Но при подготовке инфраструктуры большого офиса цена и последствия любой серьезной ошибки возрастают, поэтому компании в конечном счете будет выгоднее привлечь дополнительных экспертов для выполнения этих задач. Правильный выбор внешних экспертов позволит решить сразу несколько проблем, характерных для проектной команды, целиком состоящей из сотрудников своей компании. Так, собственные сотрудники могут не обладать необходимым уровнем экспертизы в организации переездов, создании современной инфраструктуры с нуля и т. д.

Как известно, исправление ошибок на этапе проектирования обходится гораздо дешевле, чем доработка системы в процессе эксплуатации. К примеру, при подготовке сетевой инфраструктуры на проекте переезда в новый офис было использовано более 500 километров сетевого кабеля. Последствия ошибки при выборе типа и категории кабеля при таких масштабах могут обойтись компании достаточно дорого.

Еще одним важным этапом планирования является проверка инфраструктуры нового офиса на соответствие требованиям информационной безопасности. Для выявления и анализа возможных рисков целесообразно привлечь экспертов по информационной безопасности. Например, обеспечить защиту линий связи между этажами гораздо проще на этапе строительных работ, нежели в построенных и сданных помещениях. Желательно запланировать проверку безопасности беспроводных Wi-Fi-сетей.

Приступая к проектированию средств физической безопасности, потребуется принять решение о том, каким образом сотрудники будут попадать в офисное помещение, где и в каком количестве будут использоваться системы видеонаблюдения, потребуется ли специально выделенное помещение для организации поста дежурных операторов.

Положительным фактором для обеспечения успеха переезда в новый офис является вовлеченность руководства компании и представителей основных бизнес- подразделений на всем протяжении проекта (включая этап сбора требований и подготовки технического задания). Мнения рядовых сотрудников компании, насколько это возможно, также должны учитываться при проектировании офисного пространства. Интерактивное взаимодействие может быть организовано через корпоративный интранет-портал или путем опросов по электронной почте с обязательной публикацией итоговых результатов. Но некоторые требования могут оказаться противоречивыми или нереализуемыми на практике по ряду причин. В этой ситуации помогает вынесение их на обсуждение комитета по переезду - как правило, в него входят ключевые менеджеры проектной команды и руководители бизнес-подразделений компании (либо менеджеры, которым они делегировали это право). Налаженный план внутренних коммуникаций поможет управлять ожиданиями сотрудников, и даже если переезд будет перенесен на более поздний срок, то это не будет встречено негодованием, поскольку многие будут чувствовать сопричастность с проектом и понимать, что и почему происходит.

Еще одним ключевым этапом подготовки к переезду является составление, согласование и утверждение бюджета на подготовку нового офиса и непосредственно переезда. Поскольку на этом этапе предусмотреть абсолютно все невозможно, в бюджете должна быть выделена существенная сумма на непредвиденные расходы и изменения. Обычно она составляет 10-15% от суммы бюджета. Естественно, на всех этапах проекта финансовый отдел должен регулярно контролировать его соблюдение.

По завершении формализации требований к новому офису и согласованию бюджета проводятся тендеры по выбору подрядчиков для выполнения основных работ. Во время тендера помимо цены, качества и графика выполнения работ стоит обратить внимание на готовность подрядчиков к гибкости по срокам выполнения работ и подтверждение возможности их переноса в случае задержек со стороны других подрядчиков или владельца здания. Также важна возможность оперативного привлечения дополнительных ресурсов для ускорения работ. Все это подлежит отражению в договорных обязательствах с указанием санкций за невыдержанные сроки и невыполненный объем работ. Визиты к предыдущим заказчикам, для которых подрядчики ранее выполняли подобные работы, бывают очень полезны для принятия правильного решения.

В случае необходимости экономии средств на этапе выполнения строительных работ существует возможность отказаться от закупки части оборудования, не отказываясь при этом от подготовки инфраструктуры для его установки. Это позволит в дальнейшем масштабировать устанавливаемые системы без проведения дорогостоящих работ по изменению созданной инфраструктуры.

С точки зрения IT-инфраструктуры нового офиса особое внимание стоит обратить на строительство серверной комнаты. Наряду с кабельной сетью это одна из основных статей бюджета проекта. В зависимости от аппаратных требований бизнес-систем и объема массивов данных, которые IT-департамент поддерживает в компании, это может быть небольшое помещение с одной-двумя серверными стойками или полноценный центр обработки данных (ЦОД) с рядами серверных стоек, мощными системами кондиционирования и резервирования электропитания. Но прежде чем начинать проектировать ЦОД в собственном офисе, имеет смысл обратить внимание на те предложения, которые существуют сейчас на рынке. Можно арендовать площади в уже оборудованном ЦОД, можно также арендовать серверы, заключить сервисные контракты на их обслуживание и т. д. В этом случае при дальнейших переездах компании ЦОД не придется переносить вместе с офисом. Но если принято решение о строительстве собственного ЦОД, необходимо тщательно проработать задание на инженерные системы, обеспечивающие бесперебойное электропитание, охлаждение, пожаротушение, контроль утечек жидкости и дренаж для ее отвода, систему мониторинга состояния серверной комнаты с функциями оповещения сотрудников и аварийного выключения оборудования в случае внештатных ситуаций.

Планирование переезда

Приступая к планированию переезда, вам необходимо будет в первую очередь согласовать с руководством компании подход к составлению графика переезда: в выходные, в праздничные дни или в течение нескольких недель небольшими группами сотрудников.

Важным моментом для планирования переезда является вопрос использования офисной мебели - будет ли приобретаться новая или планируется перевезти старую. В случае приобретения новой мебели можно добиться существенной экономии времени на переезд: достаточно будет перевезти оборудование, документы и личные вещи сотрудников. Новая мебель собирается и устанавливается заранее. Однако с точки зрения экономии бюджетных средств перевозка старой мебели более предпочтительна. При этом в новом офисе может возникнуть необходимость организации временных рабочих мест, поиска свободных площадей для установки мебели, организации временной IT-инфраструктуры (например, путем установки точек доступа Wi-Fi) и подключения пользовательского оборудования.

При подготовке плана переезда рекомендуется определить и согласовать с владельцами здания такие «узкие места» старого и нового офисов, как пропускная способность входов и выходов, грузоподъемность и количество лифтов, доступность зоны погрузки-разгрузки и т. д. Не следует забывать и об охране перевозимых документов и оборудования.

Перевод IT-сервисов обычно планируется на выходные или праздничные дни, если иное не согласовано с бизнес- подразделениями и руководством компании. Перевозка компьютерного оборудования должна осуществляться в соответствии с внутренними политиками по обеспечению информационной и физической безопасности. К примеру, критически важные серверы должны перевозиться на отдельном транспорте и иметь резервное аппаратное обеспечение для оперативного восстановления. Если речь идет о кластерных серверах, то перевозка второй половины кластера начинается только после доставки и проверки работоспособности первой.

Отдельно стоит подчеркнуть удобство IP-телефонии с точки зрения предоставления сервиса телефонии во время переезда, когда часть сотрудников переехала и работает в новом офисе, а другие еще остаются в старом. В случае применения IP-телефонии и использования надежных каналов связи для пользователей сервис телефонии будет прозрачен и сотрудники не заметят никаких изменений, серверы смогут обслуживать телефонные IP-аппараты вне зависимости от того, в каком офисе они установлены.

Переезд

При переезде большой компании объем перевозимых вещей и оборудования значителен.  Поэтому хорошей практикой перед началом переезда является организация так называемых субботников, когда сотрудники избавляются от лишних и ненужных документов и вещей. Во время сбора и упаковки сотрудниками личных и рабочих вещей могут быть полезными специальные команды, организованные для контроля этого процесса и приемки помещений у руководителей отделов или координаторов переезда (специально назначенных сотрудников, ответственных за переезд подразделения).

При переезде средних и крупных компаний задача по массовому подключению пользовательского оборудования может перерасти в отдельный подпроект, требующий проработки и выделения дополнительных ресурсов. Крайне важно организовать финальное тестирование подключенных к компьютерной сети компьютеров и телефонов. Такая мера позволит значительно уменьшить количество обращений в службу IT-поддержки в первый рабочий день в новом офисе.

Тем не менее для осуществления качественной поддержки сотрудников в новом офисе в первые дни после переезда рекомендуется увеличить количество дежурных сотрудников корпоративных служб. Если офис занимает несколько этажей, то стоит рассмотреть возможность организации временных точек оперативной помощи переехавшим сотрудникам с обязательным присутствием сотрудников корпоративных служб.

Закрытие старого офиса

Не стоит забывать о работах, которые нужно провести для передачи владельцу площадей, освобождающихся в старом офисе компании. В зависимости от договорных обязательств арендодатель может запросить выполнение дополнительных работ по приведению

помещений в первоначальный вид перед их приемкой (например, демонтаж систем кондиционирования и газового пожаротушения, проведение косметического ремонта помещений). Важно согласовать и спланировать эти работы заранее, чтобы вовремя сдать здание владельцу.

Зачастую структурированная кабельная сеть считается неотделимым улучшением здания и не подлежит демонтажу, однако в некоторых случаях арендодатель может потребовать провести эту дорогостоящую и длительную операцию. Наличие актуальной документации по СКС может помочь убедить его в том, что оставленные сети могут использовать будущие арендаторы.

Также не стоит забывать, что при закрытии офиса компании необходимо закрыть контракты и отказаться от сервисов, связанных со старым офисом.

Заключение

Как и для любого крупного проекта, для переезда критерием успеха является выполнение задачи в установленный срок в рамках отведенного бюджета и с согласованным качеством. При этом под качеством переезда в большинстве случаев понимается отсутствие незапланированных перерывов в предоставлении сервисов. Если иное не было согласовано заранее, то сотрудники ожидают, что IT и другие сервисы будут им доступны с первого дня работы в новом офисе.

Переезд в новый офис - это не только сложный и комплексный проект для компании, но также и возможность для внедрения новых технологий и сервисов, преодоления существующих ограничений и рисков.